Persondata- og IT-sikkerhedspolitik

Introduktion
For at drive vores organisation og kunne tilbyde uddannelsesforløb og kursustilbud, er der personoplysninger, vi har behov for at behandle. Vores persondatapolitik er ment som en hjælp til at forstå, hvilke data vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til. Dette er vigtige oplysninger, så vi håber, at du vil tage dig tid til at læse dem.

Vores behandling af dine personoplysninger
Vi behandler personoplysninger, som er udleveret til os i forbindelse med:

• Ansøgning om optagelse på et uddannelses- eller kursusforløb.
• At du studerer her eller i forbindelse med at du er på kursus på Marnav.
• Ansøgninger til stillinger på Marnav.
• Ansættelsesforhold på Marnav.

Personoplysningerne behandles i overensstemmelse med vores persondatapolitik, som er udarbejdet i henhold til de til enhver tid gældende regler om behandling af personoplysninger. Disse personoplysninger behandler vi for at kunne leve op til vores forpligtelser i forbindelse med:

• Uddannelses- eller kursusforløb.
• Ansættelsesforhold.
• Vores forpligtelser som selvejende uddannelsesinstitution under Uddannelses- og Forskningsministeriet.

Uden oplysningerne kan vi ikke tilbyde uddannelses- eller kursusforløb.
Typisk drejer det sig om disse personoplysninger:

• Navn, adresse, telefon, e-mail og statsborgerskab.
• Cpr.nr.
• Adgangsgrundlag, det vil sige oplysning om tidligere uddannelser.
• Eksamensbeviser eller øvrige beviser/dokumentation for gennemført uddannelse.

Opbevaring og sletning
Vi stræber efter at slette (eller anonymisere) personoplysninger, så snart de ikke længere er relevante for os. Dog skal Marnav jf. BEK nr. 1585 af 13/12/2016 opbevare de oplysninger, der er nødvendige for at udstede beviser i 30 år efter eksamenens eller prøvens afslutning.

Dine rettigheder efter persondataforordningen
I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du adskillige rettigheder:

• Retten til at modtage oplysning om hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt).
• Retten til at få indsigt i dine personoplysninger.
• Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.
• Retten til at få dine personoplysninger slettet.
• Retten til at gøre indsigelse mod at personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.
• Retten til at gøre indsigelse mod automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering.
• Retten til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet).

Da alle anmodninger skal håndteres af den persondataansvarlige, vil en besvarelse ske hurtigst muligt, men behandlingstiden kan tage op til en måned. Ved særlig omfattede anmodning kan det være berettiget at benytte længere tid.
Enhver anmodning vil blive behandlet individuelt.
Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (for eksempel at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (for eksempel anmodninger om oplysninger der findes som sikkerhedskopier).

Hvis vi kan rette oplysninger, gør vi naturligvis dette gratis, medmindre det kræver en uforholdsmæssig stor indsats.
Vi bestræber os på at vedligeholde vores tjenester på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores tjenester, er det derfor muligt, at vi ikke altid kan slette tilhørende kopier fra vores arkivservere med det samme, og det er ikke sikkert, at oplysningerne fjernes fra vores sikkerhedskopisystemer.

Du kan som registreret kontakte Marstal Navigationsskoles DPO (Data Protection Officer) angående alle spørgsmål om behandling af dine oplysninger og om udøvelse af dine rettigheder jf. Persondataforordningen art.38 stk. 4. Se kontaktinfo nederst i denne politik.

Du har til hver en tid retten til at klage til Datatilsynet. Datatilsynet kan også kontaktes fra den digitale postkasse på www.borger.dk

Oplysninger, som vi videregiver
Personoplysninger videregives kun i det omfang det er nødvendigt for at opfylde vores forpligtigelse som uddannelses- og kursusinstitution i forhold til de studerende/kursister og som arbejdsgiver i forhold til skolens ansatte.

Marnav videregiver kun persondata i den udstrækning, at der er lovhjemmel til det, at det er en del af en kontraktlig forpligtigelse, eller at der er givet samtykke til det af den registrerede. Marnav vil indgå databehandlingsaftale i det omfang, det er påkrævet.

Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden, ministerier og vores partnere. Det kan for eksempel være oplysninger, der viser generelle tendenser om udviklingen i antal studerende på de maritime uddannelser

Informationssikkerhed
Vi arbejder hele tiden for at beskytte Marnav og vores ansatte mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer.
Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt på Marnav:

• Antivirus på alle IT-systemer, der behandler personoplysninger.
• Backup af alle IT-systemer, der behandler personoplysninger.
• Anvendelse af branchetypiske IT-systemer til behandlingsaktiviteterne.
• Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
• Kryptering af personoplysninger modtaget på Marstal Navigationsskoles hjemmeside.
• Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på Marstal Navigationsskoles vegne.
• Vejledning og awareness-træning i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for personale med adgang til informationssystemer.
• Gennemførelse af risikovurderinger og dokumentation af alle systemer, der behandler personoplysninger, for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen hos Marnav.

Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder
Vi gennemgår regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik og IT-sikkerhedsinstruks. Hvis vi modtager formelle, skriftlige klager, kontakter vi afsenderen for at følge op på klagen jf. proceduren for det.

Ændringer
Vores persondatapolitik kan ændres fra tid til anden. Det vil altid være den opdaterede politik, der ligger offentligt tilgængeligt. Ved eventuelle væsentlige ændringer, vil vi gøre opmærksom på dette via e-mail.

Kontaktoplysninger
Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere information, er du velkommen til at henvende dig til vores persondataansvarlige:

Marstal Navigationsskole
Ellenet 10
5960 Marstal
+45 62 53 10 75
marnav@marnav.dk

Data Protection Officer, DPO
Suanne Groth
+45 93 51 14 65
susanne.groth@deic.dk

Adgang generelt
Du kan få adgang til Marstal Navigationsskoles netværk og printere, ved at koble din egen PC til netværket eller ved at bruge en af Marstal Navigationsskoles PC’er.

Som bruger har du følgende forpligtelser:

• Det brugernavn og den adgangskode du har fået, er personlig, og må ikke overdrages eller udlånes til andre.
• Du må ikke foretage ulovlige handlinger ved brug af Marstal Navigationsskoles netværk, eller når du er på internettet. For eksempel er download af musikfiler, video og andet beskyttet materiale forbudt, ligesom kopiering og distribution af piratkopier ikke må finde sted.
• Du må ikke foretage handlinger ved brug af Marstal Navigationsskoles netværk, eller når du er på internettet, der er til skade for Marstal Navigationsskoles omdømme.
• Du må ikke anvende Marstal Navigationsskoles computere i kommercielt øjemed.

Ved overtrædelse udsætter du dig for følgende:

• Du kan få din ret til at anvende Marstal Navigationsskoles computere og netværk inddraget.
• Du kan i særlig grove tilfælde blive bortvist fra Marstal Navigationsskoles og/eller blive politianmeldt.
• Du risikerer at få bøde eller i særlig grove tilfælde fængselsstraf som følge af ulovlige handlinger foretaget ved brug af Marstal Navigationsskoles computere/netværk.

Erstatningsansvaret påhviler alene den enkelte bruger, der har foretaget den ulovlige handling. Marnav er ikke ansvarlig for ikke-ansattes (studerendes og kursisters) handlinger.

Adgang til brugernes datafiler
Ved driftsmæssige forstyrrelser og ved begrundet mistanke om alvorligt misbrug af Marstal Navigationsskoles computere/netværk, kan den IT-ansvarlige efter forudgående godkendelse hos ledelsen, foretage gennemgang af en brugers data og filer, og iværksætte undersøgelser.
Den enkelte bruger skal i givet tilfælde orienteres hurtigst muligt.
It-koordinatoren er pålagt fortrolighed og tavshedspligt i forbindelse med tilgang til personlige data og filer.

Hvad er uacceptabel brug af IT-faciliteter?
Uacceptabel brug af Marstal Navigationsskoles netværk/internet er brug, der er direkte ulovlig, kompromitterer IT-sikkerheden eller skaber IT-driftsforstyrrelser ved brud på retningslinjer eller regler.
Nedenfor gives en række eksempler på aktiviteter, der må anses for uacceptable. Listen er ikke udtømmende.

Det er uacceptabelt for brugere, der ikke er autoriseret hertil, at:

• Forsøge at få adgang til personlige og/eller personfølsomme informationer.
• Anvende en anden brugers adgangskode(r).
• Søge informationer om password eller data som tilhører andre brugere.
• Udføre aktiviteter, som ikke overholder gældende love og regulativer, herunder uautoriseret kopiering af ophavsretsligt materiale, brug af retsbeskyttet software uden licens eller formidling af uautoriserede kopier af retsbeskyttet software til andre.
• Forsøge at omgås IT-sikkerhedsmetoder og operativsystemer eller undersøge sårbarheder i andre IT-ressourcer eller på netværk.
• Anvende Marstal Navigationsskoles IT-ressourcer til privat kommerciel brug.
• Opfange eller undersøge data uden de fornødne rettigheder eller autorisation.
• Forstyrre eller afbryde andre brugeres arbejde eller deltage i en aktivitet, som kan medføre tab af andre brugeres data.
• Publicere indhold på personlige arbejdsrelaterede hjemmesider, der kan kompromittere Marstal Navigationsskoles, eller er ulovlige.
• Udføre aktiviteter som kompromitterer Marstal Navigationsskoles IT-sikkerhedsregler og retningslinjer eller andre lokale politikker, herunder forsøg på at omgå IT-sikkerhedsbestemmelser eller ressourcebegrænsninger ved at tilsløre eller forfalske sin identitet.

Brug af internet
Det er ikke tilladt at anvende internetadgangen til private kommercielle formål.

Brug af internet fra Marstal Navigationsskoles netværk bør ske med omtanke, da infektion med virus eller anden skadelig software kan få store negative konsekvenser for hele netværket.

Hold dig fortrinsvis til internetsider fra kendte firmaer eller organisationer, og søg ikke efter ”useriøse” sider. Der kan ikke gives en fast definition på hvad ”useriøse” sider er, men et pejlemærke er en sund fornuft og undgåelse af sider med porno, spil, chat, hacker, musik, video, fildeling og lignende.
Udover at søgning på nogle af disse typer hjemmesider kan være ulovlig, er det ofte på denne type sider, at der gemmer sig virus, spyware og ødelæggende programmer.

Download fra internettet må kun foretages, hvis det har et studiemæssigt formål, eller opdatering.

Vær opmærksom på, at al færden på internettet efterlader elektroniske spor, der kan henføres til Marnav. Når du færdes på internettet fra Marstal Navigationsskoles netværk bør du derfor aldrig besøge sider eller foretage handlinger, der på nogen måde kan virke kompromitterende for Marnav.

Vær opmærksom på, at det ikke er lovligt at publicere for eksempel fotos på nettet af personer, der ikke forudgående har givet tilladelser hertil, ligesom loven om ophavsret naturligvis skal respekteres ved publicering og tilgængeliggørelse af andres værker via nettet.